Planung einer Maßnahme - Vorprozess

Der Vorprozess soll helfen, eine Maßnahme zu definieren, bevor sie umgesetzt wird. Er hilft dabei, Klarheit zu schaffen und ein Mandat zur Umsetzung zu ermöglichen. Mehrere aufeinander aufbauende Bausteine sind das Rückgrat des Prozesses und bilden jeweils verschiedene Phasen und Aufgaben in einer Maßnahme ab. Dabei setzen die durch den Prozess definierten Einheiten in der Vorplanung einer Maßnahme ein, um das Problem zu erkunden, die Aufgaben systematisch zu betrachten und in Verbindung mit anderen Vorhaben und Best Practices zu bringen. Sie integrieren auch fest die Nutzer:innenzentrierung der Umsetzungsansätze.

Die konkrete Umsetzungsarbeit der Maßnahme beginnt nach dem ersten Durchlauf des Prozesses. Zur weiteren Bearbeitung von Teilaspekten kann dieser Prozess komplett oder in Teilen wiederholt werden. Im Umsetzungsprozess sind die für die effiziente Entwicklung von Maßnahmen notwendigen Bestandteile in folgenden Einheiten abgebildet, die idealerweise jeweils als kompakte Veranstaltung konzipiert werden:

1. Zunächst wird der Rahmen für ein Vorhaben gesetzt. Dies beinhaltet die Zusammenführung von eventuell bereits vorhandener Projektansätzen sowie ressort- und ebenenübergreifender Arbeit. Der Maßnahmenumfang wird festgelegt und erste zentrale (transformatorische) Fragestellungen werden identifiziert. Damit beginnt das Vorhaben, in der gesamten Komplexität sichtbar zu werden. 

  

1. In einem weiteren Schritt wird in Bezug zu Maßnahmenumfang und Fragestellungen externes und internes Wissen zusammengeführt, um sicherzugehen, dass die richtigen Fragen gestellt und das Vorhaben in seiner Komplexität und den Abhängigkeiten möglichst weit verstanden wird.    
2. In einem Format der ressort- und ebenenübergreifenden Zusammenarbeit kann das Vorhaben auf Basis einer vorbereiteten Struktur formuliert und die Umsetzungsvorbereitung gemeinsam gestaltet werden. Dafür ist es notwendig, dass sich bereits zu diesem Zeitpunkt ein Umsetzungsteam (Projektteam) formt.   
3. Um die Umsetzung beginnen zu können, muss an dieser Stelle ein Mandat für die notwendigen Ressourcen erteilt werden. Das Mandat wird durch die politischen Leitungen der beteiligten Verwaltungen erteilt und etabliert das Umsetzungsteam auch formell.   
4. Über den gesamten Prozess hinweg wird mittels analoger und digitaler Formate der Öffentlichkeitsbeteiligung sichergestellt, dass die breite Öffentlichkeit in die Entwicklung der Maßnahme einbezogen wird.   

Diese Einheiten werden je nach Komplexität und Projektumfang einmalig, nur teilweise oder mehrmals durchlaufen. Wie in den konkreten Bausteinen methodisch gearbeitet wird, ist je nach Maßnahme zu bestimmen. Dabei ist auch zu beachten, dass sich die Anforderungen im Fortschritt der verschiedenen Umsetzungsphasen stark unterscheiden (s.o.).

Um die Umsetzung der Maßnahme konsistent darzustellen und in der Stadt transparent zu machen, werden die Ergebnisse in einer für diesen Prozess entwickelten Form dokumentiert. Diese Form ist für die öffentlich finanzierten Maßnahmen obligatorisch, um die Voraussetzungen für das gemeinsame Lernen zu schaffen.