Qualitative Personalentwicklung

Um auf den schnellen Wandel im Berufsbild und in den Bibliotheksteams zu reagieren, bieten sich aus Praxissicht insbesondere Maßnahmen zur qualitativen Personalentwicklung an:

1. Einbindung neuer Kompetenzen und Qualifikationen/Professionen
2. Gewinnung von Mitarbeitenden aus neuen Berufsfeldern
3. Systematische Fort- und Weiterbildung bei zentraler Budgetierung und Koordination im VÖBB
4. Organisationales Lernen
5. Führungskräfte-Entwicklung
6. Teamentwicklung

1. Einbindung neuer Kompetenzen und Qualifikationen/Professionen

Im neuen Berufsbild der Arbeit in den Bibliotheken ist ein breites Spektrum zusätzlicher Kompetenzen notwendig:

• Diversity-Kompetenz für den Umgang mit der wachsenden und sich verändernden Stadtgesellschaft
• Sprachkompetenz in Fremdsprachen
• Kommunikationskompetenz
• Offenheit in den Bibliotheken als Dritte Orte / Begegnungsstätten
• Community-Management zur systematischen und kontinuierlichen Vernetzung mit dem Sozialraum und Entwicklung von Handlungsfeldern außerhalb der Bibliothek
• Innovationsmanagement für Marktbeobachtung, Auswertung von Tendenzen und Trendanalysen, prototypische Umsetzung von neuen Angeboten
• Sensibilität und die Vermittlungskompetenz für das Querschnittsthema Nachhaltigkeit
• Sozialarbeit als Reaktion auf ein verändertes Nutzungsverhalten, neue Nutzenden-Gruppen und eine sich verändernde Sozialstruktur,
• Projektmanagement für Drittmittelaufgaben, und Steuerung von Projekten

Die Erfüllung der neu hinzukommenden Aufgaben kann sowohl durch Einstellung von Menschen mit den benötigten neuen Qualifikationen als auch durch Fortbildung der vorhandenen Mitarbeitenden und berufsbegleitende Studien (beides auch verbunden mit höherer Eingruppierung) erreicht werden.

Die Erfüllung einer neuen Aufgabe ist dabei nicht zwangsläufig mit einer neuen Stelle verbunden, sondern kann auch durch Job Enrichment oder Job Enlargement erreicht werden.

2. Gewinnung von Mitarbeitenden aus anderen Berufsfeldern/Professionen

Als geeignete Instrumente für die Gewinnung von neuen Mitarbeitenden werden vorgeschlagen:

• Imagekampagnen für das Berufsfeld Bibliothek
• gemeinsame Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden, z.B. durch Ansprache relevanter Studiengänge (Medienpädagogik) für Praktika und offene Stellen
• Mitentwicklung eines Dualen Studiums
• Programm für Quereinsteigende, um den kommenden Personalmangel auszugleichen; die Quereinsteigenden können aus nahen Berufsfeldern und bisher fremden Bereichen für unterschiedliche Tätigkeitsfelder in die Bibliotheken kommen

3. Systematische Fort- und Weiterbildung

Da innerhalb der nächsten 10 Jahre sehr viele Bibliotheksmitarbeitende altersbedingt aus dem Dienst ausscheiden werden, werden viele Stellen neu zu besetzen sein. Die Fort- und Weiterbildung hat angesichts der starken Fluktuation im Personal, neuer Aufgaben und der Umstrukturierung der Teams eine sehr hohe Bedeutung.

Es wird empfohlen, möglichst viele neue Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung und berufsbegleitendes Studium der in den Bibliotheken Arbeitenden zu gewinnen. Dafür muss ein umfangreiches, qualifiziertes Fortbildungs- und Studienprogramm entwickelt und finanziert werden. Die Einrichtung von dualen Studiengängen sollte initiiert werden.

Auch die fortschreitende Digitalisierung in nahezu allen gesellschaftlichen Bereichen und insbesondere in den Tätigkeitsfeldern der Öffentlichen Bibliotheken ist ein Prozess, der eine ständige Aktualisierung der Strukturen und Kompetenzen erfordert. Vor diesem Hintergrund besteht in den Bibliotheken ein permanenter Fortbildungsbedarf.

Die derzeitigen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sollten im Hinblick auf die neuen Aufgaben ergänzt und weiterentwickelt werden. Konzeption und Koordination einer strategischen Fort- und Weiterbildung für Bibliotheksmitarbeitende sollten im VÖBB zentral verankert und budgetiert werden und dabei die folgenden Themen berücksichtigen:

• dauerhaft etablierte Weiterbildungs-Programme zum internen Wissensaustausch und Wissensvermittlung (VÖBB-Akademie)
• systematische Programme für „Quereinsteiger“
• Innovation Lab für neue Ideen im Rahmen des VÖBB
• Systematische Weiterbildung für Ausbildende
• Weiterbildung für bestimmte Tätigkeiten als regelmäßiges Pflicht-Programm

Im weiteren Verlauf der Bibliotheksentwicklungsplanung ist weiter zu konzipieren und zu konkretisieren,

• in welchem Umfang und auf welche Art für diese Aufgabe Kooperationspartner (Universitäten/VHS/Andere) einbezogen, genutzt bzw. beauftragt werden sollen,
• wie die Kontingentierung der Fort- und Weiterbildungsangebote und -plätze auf die Verbundbibliotheken erfolgen soll,
• in wieweit die Inanspruchnahme der Fort- und Weiterbildungsangebote durch die Verbundbibliotheken verbindlich gemacht werden kann bzw. wie die Auslastung der Angebote und Programme gesichert werden kann.

Die für das Programm notwendigen Finanzmittel in Höhe von – je nach Personalvolumen im VÖBB – 430.000 bis 621.000 Euro pro Jahr[62] sollten aus Landesmitteln zur Verfügung gestellt werden.

4. Organisationales Lernen

Das organisationale Lernen sollte sowohl auf Ebene aller einzelnen Bibliotheken, wie auch auf Ebene des VÖBB gezielt unterstützt werden.

Gemeinsames Lernen, Austausch von Wissen und die gezielte Nutzung vorhandener Kompetenzen innerhalb jeder einzelnen Bibliothek, der Bibliotheken eines Bezirkes, Bezirksgrenzen überschreitend und auf Ebene des VÖBB bieten die Chance, Potenziale und Synergien zu nutzen und stärken die Entwicklung einer gemeinsamen Corporate Identity.

Hierfür sollten einige in Berlin bereits vorhandene Ansätze verstärkt und weitere bewährte Ansätze übernommen werden, zum Beispiel:

• vorhandene Kompetenzen besser nutzen – Erfassen, welche Qualifikationen und Kenntnisse im VÖBB vorhanden sind, um durch qualifizierte Mitarbeitende Schulungen anzubieten
• Fortführung/Weiterentwicklung vorhandener Formate, z.B. VÖBB-Akademie, Thementag etc.
• Beibehalten und Ausbau des VÖBB-Forums einschließlich partizipativer Themenauswahl durch die Mitarbeitenden
• Verbesserung des Wissensaustauschs durch Job-Rotation und Ausbildungsrotation
• Ermöglichen von Personalaustausch innerhalb des VÖBB in Form von internen Praktika
• VÖBB-Intranet als Plattform für den Austausch zu Ideen, Projekten und Angebotsformen sowie als aktuelles Informationsmedium zur Bibliotheksentwicklung etc.
• Hospitationen in anderen Bibliotheken – so könnte etwa ein Austausch zwischen wissenschaftlichen und öffentlichen Bibliotheken bereits kurzfristig und pragmatisch, bi- oder trilateral angegangen werden

5. Führungskräfteentwicklung

Führungspositionen kommt eine besondere Rolle dabei zu, eine aktive Personalentwicklung in ihren Bibliotheken konsequent zu betreiben und die sich in Qualifikation, Herkunft und Kompetenz zunehmend diversifizierenden Belegschaften zusammenzuführen.

Die Unterstützung und laufende Weiterentwicklung entsprechender Kompetenzen bei den Führungskräften muss – besonders vor dem Hintergrund des weiterhin zu erwartenden Wandels der Bibliotheksarbeit – ein Schwerpunkt der Personalentwicklung werden. Die diesbezüglichen Angebote der Verwaltungsakademie sollten hier systematisch berücksichtigt werden.

Das Verständnis und die Steuerungsfähigkeit der Führungskräfte für Geschäftsprozesse und die dafür notwendigen Informations- und Kommunikationsprozesse muss gesichert bzw. gestärkt werden.

6. Teamentwicklung, Information und Kommunikation im interdisziplinären Team

Durch die starke Fluktuation begegnen sich in den Bibliotheksteams immer mehr junge Menschen – teilweise auch als „Quereinsteiger“ mit anderen Berufsbiografien – mit Menschen, die schon viele Jahre in Bibliotheken tätig sind. Damit verbunden ist das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Zukunftsvorstellungen und Berufserfahrungen. Der Umgang damit stellt besondere Anforderungen an Führung, Teamentwicklung und die Bildung einer Corporate Identity. Auch das gezielte Verbinden wichtiger Erfahrungen und Traditionen der bisherigen Bibliotheksarbeit einerseits und neuer Konzepte und Techniken andererseits, ist eine Aufgabe, die gemeinsam gestaltet werden muss.

Die Entwicklung interdisziplinärer Teams wurde im Beteiligungsprozess durch die VÖBB-Mitarbeitenden im Grundsatz positiv bewertet. Mit den veränderten Tätigkeitsprofilen geht jedoch eine Verschiebung in der Akzeptanz traditioneller Hierarchien einher (z.B. FaMi / Bibliothekar*in / Spezialist*in). Es bedarf der gezielten Entwicklung veränderter Aufgaben und Abläufe in den Teams und einer neuen starken Teamidentität.

Die neuen interdisziplinären Teams wie auch die Zusammenarbeit mit Externen erfordern ein aktives Informationsverhalten. Digitale Kommunikationswege werden offensichtlich von vielen Mitarbeitenden nicht regulär wahrgenommen – so sind teilweise keine beruflichen E-Mail-Accounts vorhanden. Die Verantwortung aller Mitarbeitenden, sich selber zu informieren, muss von den Führungskräften gezielt eingefordert und die Rahmenbedingungen dafür gesichert werden. Die Schaffung einer geeigneten Kommunikationsplattform für den VÖBB in Form eines Wiki mit Zugriff durch alle Beschäftigten sowie Tools zum kollaborativen Arbeiten hat hohe Priorität.

Die gezielte Entwicklung einer neuen starken Corporate Identity für die Berliner Bibliotheken auf Grundlage der veränderten Aufgaben der öffentlichen Bibliothek ist gleichermaßen Führungs- und Teamaufgabe.

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[62] Die Fortbildungskosten werden mit 500 € / VZÄ (incl. Reisekosten) angesetzt. Sie berechnen sich auf:  IST:     858,7 Stellen = 429.350 Euro SOLL: 1,00 VZÄ / 3.000 EW = 1.242,1 Stellen = 621.050 Euro