Einreichung von konkreten geplanten Bestellungen mit dem Antrag zur Förderung - Bitte nie wieder!

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen des Förderprogrammes zum Gute-Kita-Gesetz wurde im Rahmen des Antragsverfahrens vorrausgesetzt, nicht nur das geplante Projekt zur Zuwendung, sondern auch bereits sämtliche geplanten Bestellposten inklusive 3er Angebote pro Bestellposten einzureichen. Sinn war hierbei der Nachweis, dass man auch wirklich das günstigste Angebot pro Produkt in Anspruch nimmt. Kurz und knapp: Dies war überhaupt nicht funktionell und hat die Umsetzung des geplanten Vorhabens enorm erschwert. 

Dadurch, dass in unserem Fall über ein Jahr zwischen ursprünglicher Beantragung und der Umsetzung sowie dem damit verbundenen Mittelabruf lagen, haben sich sowohl die Angebotslage der ursprünglich geplanten Posten sowie der Bedarf an Produkten selbstverständlich verändert. Dies führte dazu, dass wir im Rahmen des Mittelabrufes eine neue Bestellliste erarbeiten sowie Angebote neu vergleichen mussten. Darüber hinaus musste damit natürlich auch eine neue ausführliche Erklärung verfasst werden, in der belegt wird, inwieweit die Produkte und Dienstleistungen in der aktualisierten Bestellliste das Ursprungsverfahren weiterhin erfüllen. Die Struktur des Förderprogrammes bedingte also, dass man als Antragssteller die Arbeit des Antragsverfahrens doppelt machen musste. Dies war gleichbedeutend mit einem enormen Mehraufwand für die Verantwortlichen des Förderprogrammes, da wir gleichzeitig auch die aktualisierte Bestellliste, Angebotssammlung sowie Erklärung vor der Einreichung des Mittelabrufes erneut durch die Förderstelle prüfen lassen mussten, um sicherzustellen, dass wir auch für die aktualisierten Rahmenbedingungen des Projektes die uns genehmigten Mittel abrufen können. Da diese Prüfung selbstverständlich ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt, wurde dadurch auch die Umsetzung des Projektes, aus unserer Sicht vermeidbarerweise, zusätzlich verzögert. In unserem Fall führte dies sogar zu offenen Restmitteln von ca. 2.700,00€, da die Prüfung für den diesen Geldern zugedachten Bestellungen nicht mehr vor Ende der Förderfrist erfolgen konnte. 

In Zukunft schlage ich daher vor, die Nachweise über Bestellungen im Rahmen des Projektes, den Sachbericht sowie Begründung der Notwendigkeit dieser Bestellungen im Rahmen des Förderzwecks und die finale Aufstellung der in Anspruch genommenen Angebote, im Rahmen des Verwendungsnachweises nach Umsetzung und Abruf zu prüfen. Der Hauptgrund: Es liegen ohnehin erst zu diesem Zeitpunkt die akkuraten Zahlen und Daten zum geförderten Projekt vor.